Depois de um longo tempo sem escrever para o blog eu
volto a compartilhar com vocês algumas informações.
Mas antes de tudo vamos lá. O tema de hoje é PLANILHA.
Os softwares de planilhas eletrônicas mais conhecidos e utilizados aqui no Brasil
são:
- Microsoft Excel: https://www.microsoft.com/pt-br/
- LibreOffice Calc: https://pt-br.libreoffice.org/
- Apache OpenOffice Calc: https://www.openoffice.org/pt-br/
- Planilhas do Google (Google Spreadsheet): https://www.google.com/intl/pt-BR/sheets/about/
Não abordarei aspectos teóricos sobre o que é uma
planilha e nem sobre o funcionamento de cada uma das que foram citadas acima. Haverá
outras oportunidades para isso.
O intuito é avaliar a importância ou não quanto ao uso
de planilhas para melhorar a gestão de uma empresa seja de pequeno ou grande
porte.
Você já se perguntou qual a importância do uso de
planilhas na sua empresa? Ou se compensa pagar um sistema caríssimo e mesmo
assim usar planilhas?
Em relação às duas perguntas a minha resposta é única: SIM,
compensa utilizar planilhas para melhorar a gestão do seu negócio e avaliar
pontos chaves que sistemas não te dão flexibilidade para isso.
Alias, compensa utilizar tudo que for para melhorar a
gestão do negócio, desde que seja lícito e que dê retorno superior ao valor investido.
Mas vamos conversar um pouco mais sobre isso.
Mesmo um que sua empresa tenha um sistema robusto sempre
haverá algum dado que pode, e às vezes, deve ser analisado com maior liberdade,
seja ele isolado ou combinado com outros. É nesse ponto que as planilhas têm importância
porque dão flexibilidade necessária para analisar e apontar com maior certeza
os pontos que muitos sistemas não conseguem retornar com clareza para o usuário
ou tomador de decisão.
Transformar dados em informação para tomada de decisão é
o resultado que se espera com o uso de planilhas.
Para as empresas que não utilizam sistemas ERP (Entreprise
Resource Planning – Sistema Integrado de Gestão) a minha orientação é iniciar uma
cultura de utilização estruturada de dados através de planilhas. A estruturação
do próprio negócio deve ser pensada antes de tudo. Tanto o planejamento estratégico,
planos e processos e somente depois disso devem ser transcrevidos em forma de
estruturação em planilhas para se obter informações acerca de: custos, formação
de preço de venda, despesas, compras, contas a pagar, contas a receber, controle
de cobrança, fluxo de caixa, ticket médio de clientes, curva ABC de estoques, ponto
de equilíbrio do negócio, liquidez do negócio, retorno de campanhas específicas
de marketing, acompanhamento de projetos entre outras várias planilhas que
serão necessárias dependendo de cada tipo de negócio.
Uma empresa desorganizada e mal estruturada quanto aos
seus planos, processos, normas e procedimentos, ao usar uma boa planilha ou um
bom sistema para gestão, continuará sendo uma empresa desorganizada e mal
estruturada se não extrair e utilizar dados e transformá-los em informações
para ações de melhoria.
A planilha, assim como os diversos sistemas são
ferramentas de auxílio à gestão do negócio. Nada mais que isso!
O que vai fazer a diferença é a capacidade da empresa
se organizar em cima das informações que forem processadas e tomar atitudes
para ajustes imediatos ou ações planejadas que visem melhorar o cenário percebido.
Por fim, concluo que é importante o uso de planilhas
para melhorar a gestão de empresas, seja de pequeno, médio ou grande porte
desde que elas estejam estruturadas para utilizar informações processadas através
destas planilhas, o que viabilizará decisões de qualidade sobre o negócio.
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